Subaru Österreich, Zweigniederlassung der Subaru Italia S.p.A.
1. EINLEITUNG
1.1. Mit Gesetzesverordnung 231/01 wurde in das italienische Rechtssystem die Haftung juristischer Personen in verwaltungsrechtlicher und strafrechtlicher Hinsicht eingeführt, deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Führungskräfte die in dieser Gesetzesverordnung genannten Straftaten begehen.
1.2. Im Einklang mit dieser Gesetzesverordnung und in der Überzeugung, dass ethisches Verhalten für den Erfolg des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung ist, hat Subaru Italia S.p.A. (in der Folge „Subaru“ genannt) diesen Verhaltenskodex erarbeitet, um sowohl seine Beteiligung an kriminellen Handlungen zu verhindern, die durch seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Auftragnehmer, Partner oder Geschäftsführer erfolgen, als auch zu unterstreichen, dass die gesamte Geschäftstätigkeit durch Ehrlichkeit, Integrität und guten Glauben, durch die Einhaltung der Gesetze und die Achtung der Rechte von Dritten, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Anteilseignern, Geschäfts- und Finanzpartnern sowie allen anderen Personen geprägt ist, die an dieser Geschäftstätigkeit beteiligt sind. Diese Personen werden hier gemeinsam als Empfänger dieses Verhaltenskodex bezeichnet.
1.3. Daher sind unterschieds- und ausnahmslos alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Subaru sowie alle Dritten, die vertraglich in Kontakt mit dem Unternehmen stehen (wie z.B., aber nicht beschränkt auf, Berater, Lieferanten, Kunden und Partner) und deren Handeln in Verbindung mit dem Unternehmen, die in der Gesetzesverordnung 231/01 genannten Straftaten herbeiführen könnten, verpflichtet, sich an die im vorliegenden Verhaltenskodex genannten Grundsätze zu halten. Dies erfolgt unter der Maßgabe, dass die Interessen des Unternehmens und die Durchsetzung der Unternehmensziele unter keinen Umständen ein Verhalten rechtfertigen, das im Gegensatz zu derartigen Grundsätzen bzw. den Richtlinien steht, mit denen die Geschäftstätigkeit des Unternehmens geregelt wird, und dass der Inhalt dieses Verhaltenskodex in den Richtlinien Berücksichtigung findet.
1.4. Dieser Verhaltenskodex enthält die maßgeblichen Grundsätze für ethisches Verhalten, denen alle Empfänger im Rahmen ihrer Zuständigkeiten und im Zusammenhang mit den von ihnen eingenommenen Positionen nachzukommen haben. Der Verhaltenskodex wird allen Mitgliedern der Geschäftsleitung sowie des Aufsichtsrats, allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie allen Dritten, die vertraglich in Kontakt mit dem Unternehmen stehen (wie z.B., aber nicht beschränkt auf, Berater, Lieferanten, Kunden und Partner) durch geeignete kommunikative Maßnahmen übermittelt.
1.5. Der Verhaltenskodex kann im Zusammenhang mit Änderungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens geändert und ergänzt werden, um zu gewährleisten, dass Inhalte und geforderte Verhaltensweisen einander entsprechen.
2. ETHISCHE WERTE
2.1. Ethische Grundsätze stellen die grundlegenden Werte dar, nach denen sich die Empfänger des Verhaltenskodexes bei der Durchsetzung der Unternehmensziele zu richten haben.
Subaru verpflichtet sich:
- sämtlichen nationalen und internationalen Gesetzen, Bestimmungen, Vorschriften und Richtlinien einzuhalten und diese ehrlich und integer anzuwenden;
- Korruption und Interessenkonflikten vorzubeugen und diese zu vermeiden;
- sämtliche (Geschäfts-) Beziehungen sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens unter Beachtung des Grundsatzes der Ehrlichkeit zu unterhalten;
- mit den Wettbewerbern auf faire Weise zu konkurrieren;
- transparente, genaue Informationen zur eigenen finanziellen Situation sowie zur eigenen Geschäftsentwicklung bereitzustellen;
- sämtliche im Rahmen der eigenen Geschäftstätigkeit erhaltenen Informationen vertraulich zu behandeln;
- alle Anteilseigner vor eventuell notwendigen Entscheidungen in die Lage zu versetzen, dass sie sich umfassend informieren können;
- die physischen Vermögenswerte und das geistige Eigentum des Unternehmens zu erhalten und zu schützen;
- die Investitionen zu stärken, um den Unternehmenswert zu sichern und zu steigern;
- den Ausbau der Humanressourcen zu sichern und zu fördern und zugleich die allgemein anerkannten Menschenrechte einzuhalten;
- ein geeignetes Sicherungssystem einzurichten, um Risikosituationen mit Blick auf Schutz und Sicherheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorzubeugen;
die Entwicklung der eigenen Geschäftstätigkeit mittels kluger Nutzung natürlicher Ressourcen und durch Erhalt der Umwelt für künftige Generationen zu fördern und zu planen.
Um das zu erreichen, verpflichtet sich Subaru:
im Rahmen der Geschäftstätigkeit innerhalb des Unternehmens die strenge Einhaltung der geltenden Gesetze, Bestimmungen sowie der allgemein anerkannten Grundsätze der Transparenz, Loyalität und Fairness zu gewährleisten und zu fördern;
innerhalb des Unternehmens die strenge Einhaltung aller vom Unternehmen auferlegten organisatorischen Regeln und Richtlinien zu gewährleisten und zu fördern, insbesondere in Bezug auf die Verhütung von Straftaten;
sich gegenüber Behörden, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Auftragnehmern, Kunden, Lieferanten, Investoren, Anteilseignern und der Öffentlichkeit nicht rechtswidrig zu verhalten oder gegen die oben genannten Grundsätze zu verstoßen;
die Einhaltung der Grundsätze von Transparenz, Ehrlichkeit und Zuverlässigkeit gegenüber den Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit zu gewährleisten;
die Gewährleistung, dass materielle und immaterielle, fungible und nicht fungible Produkte, wirtschaftliche Ressourcen und Güter, die im Produktionszyklus oder im Geschäftsverkehr verwendet werden, aus legalen Quellen stammen (insbesondere verbietet das Unternehmen jede illegale Form des Erwerbs, des Besitzes, der Einfuhr und des Handels von Waffen sowie die Verwendung oder Wiederverwendung von Einnahmen aus Straftaten);
die Professionalität sowie physische und moralische Integrität der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie den umfassenden Schutz der Umwelt sowie die Sicherheit, insbesondere den Arbeitsschutz, zu gewährleisten;
jedwede Form der Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Alter, sexueller Orientierung, Rasse, Nationalität, körperlicher oder wirtschaftlicher Verfassung, religiösem Bekenntnis oder politischer Überzeugung zu vermeiden, zu verhindern und zu unterbinden.
die Einhaltung sämtlicher oben genannter Gesetze, Bestimmungen, Grundsätze und organisatorischer Regeln und Richtlinien, darunter auch die von Auftragnehmern, Kunden und Lieferanten, zu fördern und zu verlangen;
3. EMPFÄNGER
3.1. Die Empfänger des vorliegenden Verhaltenskodexes sind die Unternehmensorgane, die Beschäftigten sowie alle „externen“ Beteiligten, die in einem Vertragsverhältnis zum Unternehmen stehen (z. B. Berater, Lieferanten, Kunden und Partner). Das Unternehmen fördert eine weite Verbreitung des Verhaltenskodexes unter den Empfängern sowie die adäquate Interpretation seines Inhalts und stellt geeignete Instrumente zur Unterstützung der Anwendung des Verhaltenskodexes bereit.
4. GRUNDSÄTZE ETHISCHEN VERHALTENS
4.1. Geschäftsleitung und Aufsichtsrat des Unternehmens
4.1.1 Im Bewusstsein ihrer Verantwortung und Verpflichtung bezüglich der Einhaltung von Gesetzen, Satzungen sowie Vorgaben von Aufsichtsorganen handeln Geschäftsleitung und Aufsichtsrat gegenüber öffentlichen Einrichtungen, Privatpersonen, Unternehmensverbänden und politischen Parteien autonom und unabhängig und stellen die für eine interne und externe Kontrolle erforderlichen Informationen bereit. Sie bewerten Interessenkonflikte sowie Unvereinbarkeiten von Funktionen, Aufgaben oder Positionen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens und behandeln sie fair, integer und verantwortungsbewusst.
4.2 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
4.2.1 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind eine wesentliche Ressource für das Unternehmen und dessen Entwicklung. Subaru lehnt jede Art der Diskriminierung aufgrund von Rasse, Weltanschauung, Geschlecht, sozialem Status, Religion, Nationalität, Sprache, Alter, körperlicher oder geistiger Behinderung, sozialer Schicht oder anderen potenziell diskriminierenden Faktoren ab. Subaru engagiert sich für die Förderung einer Kultur der Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion, und zwar anhand der Grundsätze der Nichtdiskriminierung, Fairness und Chancengleichheit, in der sich alle Beschäftigten ausschließlich aufgrund ihrer Fähigkeiten, Erfahrungen und Leistungen geschätzt, respektiert und unterstützt fühlen, unabhängig von Geschlecht, ethnischer Herkunft, Fähigkeiten, sexueller Orientierung oder anderen persönlichen Merkmalen. Sämtliche Beschäftigten und Vertragspartner sind mit Respekt und Würde zu behandeln; von ihnen wird erwartet, dass sie andere Personen ebenfalls mit Respekt und Freundlichkeit behandeln. Das Unternehmen lehnt jede Art von physischer, körperlicher oder psychischer Gewalt, verbaler Gewalt bzw. jede andere Verletzung der persönlichen Würde von Beschäftigten bzw. Kooperationspartnern ab.
4.2. Das Unternehmen fördert die Gleichbehandlung und Chancengleichheit aller Beschäftigten, legt Wert auf Leistung und berufliche Weiterentwicklung und verbietet jegliche Art der Diskriminierung bei Auswahl, Einstellung, Schulung, Management, Entwicklung und Vergütung von Beschäftigten, und es gewährleistet, dass Einstellungs-, Beförderungs- und Aufstiegsentscheidungen aufgrund von Leistungen und Fähigkeiten getroffen werden.
4.2.3 Das Unternehmen erkennt den besonderen Wert an, den jede einzelne Person erbringt, und ist überzeugt davon, dass ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld für deren Erfolg unerlässlich ist. Dazu fördert das Unternehmen eine Kultur der offenen Kommunikation, in der jede und jeder Beschäftigte seine Meinung und seine Sorgen frei äußern kann, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen.
4.2.4 Das Unternehmen erkennt die Bedeutung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben an und fördert diesbezüglich Maßnahmen, die es seinen Beschäftigten ermöglichen, berufliche Verpflichtungen mit persönlichen und familiären Bedürfnissen in Einklang zu bringen. Das Unternehmen setzt sich außerdem für das körperliche und geistige Wohlbefinden seiner Beschäftigten ein und macht Angebote zur Stressreduzierung und Gesundheitsförderung.
4.2.5 Das Unternehmen erkennt den Anspruch auf eine angemessene Vergütung an und verpflichtet sich, dafür zu sorgen, dass Löhne und Arbeitsbedingungen fair sind und den geltenden Vorschriften entsprechen. In diesem Zusammenhang gewährleistet das Unternehmen, dass die Gehälter wettbewerbsfähig sind und den individuellen Qualifikationen, Fähigkeiten und Leistungen wie auch den Branchenstandards entsprechen. Darüber hinaus verpflichtet sich das Unternehmen zu Transparenz in seinen Gehaltsvorgaben und gewährleistet damit, dass alle Beschäftigten ein Bewusstsein für ihre Chancen auf wirtschaftliches Wachstum haben.
4.2.6 Das Unternehmen ist sich der Bedeutung eines sicheren und gesunden Arbeitsplatzes für seine Beschäftigten bewusst und sorgt für eine gründliche Risikobewertung und ein entsprechendes Management, geeignete Weiterbildungsprogramme und für die Überprüfung von deren Wirksamkeit. Das Unternehmen verfolgt das Ziel, die Gesundheit und Sicherheit jedes einzelnen Beschäftigten zu schützen, und zwar mit Blick darauf, Unfälle zu vermeiden, das Bewusstsein für den Umgang mit potenziellen Unfällen zu schärfen und so das Ziel eines unfallfreien Unternehmens zu erreichen. Darüber hinaus erhalten Beschäftigte geeignete Weiterbildungen in Qualitäts- und Umweltprozessen, damit sie in der Lage sind, den Kunden hochwertige umweltfreundliche Arbeit zu erbringen.
4.2.7 Das Unternehmen verpflichtet sich zu einem verantwortungsvollen Abfallmanagement bei vollumfänglicher Einhaltung der geltenden Umweltgesetze und Nachhaltigkeitsgrundsätze. Das heißt insbesondere:
im Rahmen der Geschäftstätigkeit des Unternehmens entstehender Abfall ist gemäß den gesetzlich vorgeschriebenen Verfahren ordnungsgemäß einzustufen, zu entsorgen oder einer Verwertung zuzuführen;
jedwede illegale Entsorgung bzw. Vorgehensweise, die der Umwelt oder der öffentlichen Gesundheit schaden könnte, ist verboten;
Beschäftigte und Kooperationspartner müssen ein Verhalten zeigen, das auf eine Verringerung des entstehenden Abfalls und nach Möglichkeit auf eine Förderung von Wiederverwendung und Recycling gerichtet ist;
das Unternehmen fördert Weiterbildung und Sensibilisierung der Beschäftigten zu geeignetem Abfallmanagement sowie zur Bedeutung von Umweltschutz;
es werden regelmäßige Kontrollen geplant, um die Einhaltung der internen Bestimmungen und Verfahren zum Abfallmanagement zu gewährleisten.
4.2.8 Für die Beschäftigten von Subaru gilt Folgendes:
sie halten sich an die geltenden Gesetze und Bestimmungen der Länder, in denen das Unternehmen tätig ist;
sie verhalten sich in Übereinstimmung mit den Grundsätzen des Schutzes und der Achtung des Menschen, der Ehrlichkeit und Fairness in persönlichen Beziehungen, persönlicher Verantwortung, Teamgeist sowie der Achtung von hierarchischen Ebenen und Arbeitsbeziehungen;
sie vermeiden Interessenkonflikte mit Gegenparteien und informieren die direkten Vorgesetzten unverzüglich über Vorkommnisse diesbezüglich;
sie behandeln sämtliche Daten, Nachrichten und Informationen höchst vertraulich und verbreiten und nutzen solche Informationen nicht für eventuelle eigene Handelszwecke oder für Handelszwecke Dritter;
sie schützen die ihnen anvertrauten Vermögenswerte und Ressourcen des Unternehmens, nutzen diese nicht zum eigenen Vorteil und kommen allen Entscheidungen und Richtlinien diesbezüglich nach;
sie nehmen von Kunden oder anderen Parteien, mit denen Subaru Geschäftsbeziehungen unterhält, über einen symbolischen Wert hinaus keine Leistungen, Zusagen oder Vorteile (z.B. aber nicht beschränkt auf Löhne, Pensionen, Verträge, Steuerrückzahlungen usw.) für sich selbst, ihren Ehepartner oder andere Familienmitglieder an, auch nicht über Dritte, und gewähren solche Leistungen und Vorteile nicht, wenn diese als Mittel zur Ausübung von Druck interpretiert werden könnten;
sie fordern weder für sich noch für Dritte – weder direkt noch indirekt – Empfehlungen oder eine anderweitige bevorzugte Behandlung und ergreifen sämtliche nötigen Maßnahmen, um Korruption vorzubeugen und zu vermeiden;
sie bieten Geschäftspartnern oder öffentlichen Angestellten weder Vorteile noch eine bevorzugte Behandlung an, versprechen solches nicht und sichern dies nicht zu, ebenso wenig wie sie solche Vorteile fordern oder annehmen;
sie leisten keine den Wert der erbrachten Dienstleistung oder des gelieferten Materials übersteigenden Zahlungen, um öffentlichen Angestellten, Beschäftigten oder Partnerunternehmen Geld zukommen zu lassen;
sie verhalten sich nicht rechtswidrig, beteiligen sich nicht an rechtswidrigem Verhalten und rufen solches Verhalten auch nicht hervor, insbesondere hinsichtlich der in Gesetzesverordnung 231/01, Artikel 25 genannten Straftaten.
4.2.9 Beschäftigten sind sexuelle Belästigung sowie andere Verhaltensweisen, die als Belästigung angesehen werden könnten, verboten. „Sexuelle Belästigung“ bezeichnet jede Verhaltensweise sexueller Art, die die Würde von Frauen und Männern beeinträchtigt, von den Betroffenen als unerwünscht, inakzeptabel, unangemessen und beleidigend empfunden wird und ein bedrohliches, feindseliges, instabiles oder beleidigendes Arbeitsumfeld schafft.
4.3 Kunden
4.3.1 Kunden sind integraler Bestandteil der Vermögenswerte des Unternehmens. Zur Stärkung von Kundenbindung und Wertschätzung ist es ganz wesentlich, dass die Kundenbeziehungen durch Ehrlichkeit, Bereitschaft, Transparenz und Professionalität geprägt sind. Gleichzeitig sind die Kunden umfassend zu unterstützen, damit sie ohne jedweden Druck gemeinsam fundierte Entscheidungen treffen können.
4.3.2 Um Zuverlässigkeit und Ansehen des Unternehmens zu gewährleisten, unternimmt Subaru Folgendes:
• Vorrangiges Ziel des Unternehmens ist die umfassende Zufriedenheit des Kunden, der die Dienstleistung in Anspruch nimmt.
• das Unternehmen baut eine enge Beziehung zu seinen Kunden auf, die von Fairness und Effizienz geprägt ist;
• das Unternehmen zeigt eine professionelle, loyale und kooperative Haltung gegenüber seinen Kunden, die in die Lage versetzt werden müssen, bewusste und fundierte Entscheidungen zu treffen;
• das Unternehmen nutzt klare und einfache Kommunikationsformen, die den geltenden Vorgaben entsprechen, und verzichtet auf missverständliche Auslassungen oder andere unfaire Methoden, damit keine wesentlichen Hinweise für das Verständnis der Kunden übersehen werden;
• das Unternehmen unterhält keine Geschäftsbeziehungen zu Personen, die in rechtswidrige Handlungen verstrickt sind oder solcher Handlungen verdächtigt werden bzw. die in persönlicher oder geschäftlicher Hinsicht nicht vertrauenswürdig oder zuverlässig sind;
• das Unternehmen lehnt jedwede Form interner oder externer „Empfehlung“ oder „Konditionierung“ ab;
• das Unternehmen gewährleistet, dass seine Geschäfte vollständig im Einklang stehen mit den gesetzlichen Vorgaben zur Bekämpfung von Geldwäsche und Zinswucher, zum Datenschutz sowie zur Transparenz.
• das Unternehmen vermeidet mit Blick auf Fairness und Transparenz verdächtige Transaktionen;
• das Unternehmen lehnt jede Form der Zahlung mit anderen Zahlungsmitteln als Bargeld ab, die nicht ausdrücklich vom Unternehmen genehmigt wurde und für andere als die genehmigten Verwendungszwecke bestimmt ist.
4.4 Lieferanten
4.4.1 Zum Schutz der Unternehmensinteressen werden Lieferanten anhand eines objektiven und transparenten Auswahlprozesses aufgrund ihrer fachlichen Eignung und Kompetenz ausgewählt.
Im Rahmen des Auswahlprozesses werden in jedem Fall folgende Aspekte berücksichtigt:
• die Verpflichtung des Zulieferunternehmens zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu Umweltschutz, Kollektivverträgen und Arbeitsschutz;
• die Fähigkeit, je nach Art der erbrachten Leistung, entsprechenden Vertraulichkeitsverpflichtungen nachzukommen.
4.4.2 Auch in seinen Beziehungen zu Lieferanten hat Subaru die Grundsätze der Fairness, Professionalität, Effizienz, Seriosität und Zuverlässigkeit einzuhalten. Das Unternehmen wird bei auftretenden Problemen immer einvernehmliche Lösungen mit dem Ziel einer Einigung suchen.
4.4.3 Die Verpflichtung zur Einhaltung der Grundsätze des Verhaltenskodexes ist in sämtlichen Verträgen mit externen Parteien, die Geschäfte mit dem Unternehmen machen, ausdrücklich festzuhalten (insbesondere mit Beratern, Kunden und Partnern). Jeder Verstoß gegen diese Grundsätze ist mit Sanktionen bewehrt. Da es sich um wesentliche Grundsätze handelt, gehört dazu auch eine ausdrückliche Klausel, die Subaru das Recht einräumt, den Vertrag zu kündigen.
4.4.4 Zur Gewährleistung höchstmöglicher Transparenz und Effizienz im Beschaffungsprozess geht Subaru ausschließlich mit seriösen Unternehmen Beziehungen ein, die legitime Aktivitäten ausüben und deren Geschäftsethik mit der des Unternehmens vergleichbar ist. Dazu werden die verfügbaren Informationen zu solchen Geschäftspartnern im Vorfeld überprüft. Die Lieferanten von Waren oder Dienstleistungen werden anhand der vom Unternehmen diesbezüglich vorgesehenen Verfahren ausgewählt. Der Auswahl liegen ausschließlich objektive Kriterien wie Qualität, Komfort, Preis, Kapazität, Effizienz, Ethik und Verantwortung zugrunde. Dabei steht der Aufbau einer Vertrauensbeziehung zu den genannten Parteien im Vordergrund. Außerdem haben sämtliche Zahlungen und sonstigen Überweisungen seitens Subaru ausschließlich an befugte Empfänger zu erfolgen, und zwar für Tätigkeiten, die vertraglich festgelegt und/oder ordnungsgemäß genehmigt sind. Sie sind in den Buchhaltungsunterlagen und gesetzlichen Aufzeichnungen des Unternehmens genau und umfassend zu erfassen.
4.5 Externe Auftragnehmer und Berater
4.5.1 Bei der Auswahl externer Vertragspartner und Berater unternimmt Subaru Folgendes:
das Unternehmen wählt sorgfältig qualifizierte Personen und Unternehmen mit ausgezeichnetem Ruf aus, die durch einwandfreie moralische Integrität gekennzeichnet sind;
• das Unternehmen hält sich gewissenhaft an die internen Abläufe für Auswahl und Management der Geschäftsbeziehungen zu externen Auftragnehmern, Beratern, Repräsentanten oder Vertretern;
• das Unternehmen erwähnt in allen Unternehmensverträgen unabhängig von deren Bezeichnung ausdrücklich seine Verpflichtung zur Einhaltung der Grundsätze des Verhaltenskodexes und sieht bei Nichteinhaltung dieser Grundsätze Sanktionen vor, indem Subaru das Recht zusteht, den Vertrag zu kündigen;
• das Unternehmen überprüft, dass die Zahlungen für die vertraglich festgelegten und/oder von Subaru genehmigten Tätigkeiten, die von den Auftragnehmern/Beratern durchgeführt wurden, verlangt werden und dass sie die angemessene Vergütung für die erbrachten Leistungen nicht überschreiten;
• das Unternehmen nutzt ausschließlich bargeldlose Zahlungsmittel, die konkret vom Unternehmen genehmigt wurden und für rechtmäßige Verwendungszwecke vorgesehen sind.
4.6 Die öffentliche Verwaltung
4.6.1 Das Verhalten der Unternehmensorgane und Beschäftigten von Subaru gegenüber der öffentlichen Verwaltung ist von äußerster Korrektheit und Integrität, Achtung der Gesetze und guter Geschäftspraxis geprägt. Dabei wird jedwede Beeinflussung der Entscheidungen der Gegenpartei vermieden, die darauf abzielt, Entscheidungen zugunsten von Subaru zu beeinflussen oder eine bevorzugte Behandlung zu fordern oder zu erlangen. Darüber hinaus ist es verboten, Anfragen von Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung nachzukommen, die darauf abzielen, Entscheidungen und Handlungen zugunsten des Unternehmens zu beeinflussen und Anerkennung jedweder Art zu erlangen.
4.6.2 Unrechtmäßige Zahlungen, die direkt von staatlichen Unternehmen oder deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erfolgen, sowie unrechtmäßige Zahlungen, die über Vermittler geleistet werden, die im Namen dieser Unternehmen auftreten, gelten als Fälle von Korruption.
4.6.3 Wenn das Unternehmen einen Berater oder einen Dritten als Vertreter des Unternehmens gegenüber öffentlichen Stellen einsetzt, muss es gewährleisten, dass kein Interessenkonflikt vorliegt.
4.6.4 Die Kontakte zu öffentlichen Stellen werden von den zu diesem Zweck eingesetzten Unternehmensvertretern wahrgenommen. Die gesamte Dokumentation, in der die Vorgänge zusammengefasst sind, durch die Subaru mit der öffentlichen Verwaltung in Kontakt gekommen ist, muss ordnungsgemäß gesammelt und aufbewahrt werden.
4.6.5 In jedem Fall beachtet Subaru bei Geschäftsverhandlungen bzw. in Geschäftsbeziehungen mit der öffentlichen Verwaltung, auch wenn sie kommerzieller Art sind, Folgendes:
• das Unternehmen nimmt keinen Einfluss auf das Ergebnis oder die Richtung der Beziehung mit der öffentlichen Verwaltung, indem es deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an den Verhandlungen oder Geschäftsbeziehungen beteiligt sind, oder deren Familienangehörigen Arbeits- und/oder Geschäftsmöglichkeiten in Aussicht stellt;
• das Unternehmen bietet keine Geschenke oder Vorteile jedweder Art an, solange es sich nicht um Zuwendungen von geringem Wert handelt, die im Rahmen der vom Unternehmen festgelegten Grenzen liegen;
• das Unternehmen besteht nicht auf vertrauliche Informationen, die der Integrität und dem Ansehen des Unternehmens schaden könnten, und nimmt solche Informationen auch nicht entgegen.
Diese Bestimmungen lassen sich nicht durch andere Formen von Beiträgen umgehen, die unter dem Vorwand von beruflichen Aufträgen, Beratung, Werbung oder Ähnlichem dieselben Zwecke verfolgen, die laut den vorstehenden Absätzen verboten sind.
4.6.6 Höflichkeiten im Rahmen der Geschäftsbeziehungen, wie etwa Geschenke oder Bewirtungen, bzw. andere Vorteile (auch in Form einer Spende), sind nur dann zulässig, wenn sie einen geringen Wert haben, dem Zweck angemessen sind und die Integrität und das Ansehen der beteiligten Parteien nicht beeinträchtigen. Solche Höflichkeiten sind immer im Voraus zu genehmigen und in geeigneter Weise zu dokumentieren. Sie dürfen von unparteiischen Dritten nicht so interpretiert werden können, dass sie in unrechtmäßiger Weise auf Vorteile oder Gefälligkeiten abzielen.
4.6.7 Im Vorfeld von Gerichtsverfahren, Ermittlungen oder Inspektionen durch die öffentliche Verwaltung oder Aufsichtsbehörden dürfen Aufzeichnungen, Protokolle, Buchhaltungsunterlagen oder Dokumente jedweder Art von keiner Person vernichtet oder verändert werden, niemand darf die Unwahrheit sagen oder gegenüber den zuständigen Behörden falsche Angaben machen.
4.6.8 Keine Person darf Versuche unternehmen, andere Personen dazu zu überreden, gegenüber den zuständigen Behörden falsche oder irreführende Angaben zu machen. Insbesondere dürfen im Vorfeld von Gerichtsverfahren, Ermittlungen oder Inspektionen durch die öffentliche Verwaltung Aufzeichnungen, Protokolle, Buchhaltungsunterlagen oder Dokumente jedweder Art von keiner Person vernichtet oder verändert werden, niemand darf die Unwahrheit sagen oder gegenüber den zuständigen Behörden falsche Angaben machen.
4.6.9 Schließlich verpflichtet sich das Unternehmen auch, das kulturelle und landschaftliche Erbe zu achten und alle erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, damit gewährleistet ist, dass dieses Erbe nicht durch die Ausübung seiner Geschäftstätigkeit geschädigt oder gefährdet wird.
4.7 Wettbewerbsbehörden
4.7.1 Subaru hält sich vollumfänglich und gewissenhaft an die Wettbewerbsvorschriften sowie an die Vorgaben der Marktaufsichtsbehörden. Das Unternehmen verweigert, verschweigt und verzögert keine Informationen, die von Wettbewerbsbehörden und anderen Regulierungsbehörden im Rahmen von Untersuchungen verlangt werden, und kooperiert bei Untersuchungsverfahren vollständig.
4.7.2 Im Sinne größtmöglicher Transparenz verpflichtet sich Subaru, Interessenkonflikte mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Behörden und deren Familienangehörigen zu vermeiden.
4.7.3 Keine Mitarbeiterin und kein Mitarbeiter oder Auftragnehmer darf sich anmaßen, wettbewerbsrechtliche Vorschriften zu übergehen und davon auszugehen, dieses Vorgehen sei im Interesse des Unternehmens. Keine Person innerhalb des Unternehmens besitzt die Befugnis, Anordnungen oder Anweisungen zu erteilen, die solchen Vorgaben widersprechen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befolgen die Wettbewerbsgesetze der Länder, in denen das Unternehmen aktiv ist. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen keine „Verträge auf Gegenseitigkeit“ abschließen, um Produkte und Dienstleistungen von Lieferanten zu beziehen.
4.7.4 Das Unternehmen ist sich dessen bewusst, dass mitunter Zweifel an der richtigen Auslegung von Gesetzen und Vorschriften aufkommen können. In solchen Fällen haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Auftragnehmer auf den entsprechenden Wegen eine Stellungnahme des Justiziars einzuholen.
4.7.5 Das Unternehmen verlangt von allen Beschäftigten und Vertragspartnern, dass sie ein höchstmögliches Maß an Verfügbarkeit und Kooperation zeigen gegenüber allen Personen – öffentlichen Verwaltungen oder Aufsichtsbehörden –, die Inspektionen und Kontrollen der Geschäftstätigkeit des Unternehmens durchführen.
4.7.6 Im Vorfeld von Gerichtsverfahren, Ermittlungen oder Inspektionen durch die öffentliche Verwaltung dürfen Aufzeichnungen, Protokolle, Buchhaltungsunterlagen oder Dokumente jedweder Art von keiner Person vernichtet oder verändert werden, niemand darf die Unwahrheit sagen oder gegenüber den zuständigen Behörden falsche Angaben machen.
4.8 Politische Organisationen und Gewerkschaften
4.8.1 Beziehungen zu politischen Organisationen sind nicht zulässig. Die Beziehungen zu den Gewerkschaften werden von den zuständigen Stellen mit höchstmöglicher Transparenz und Unabhängigkeit sowie unter gegenseitiger Achtung der geltenden Gesetze und Bestimmungen gepflegt.
4.8.2 Das Unternehmen wahrt das Recht auf Vereinigungsfreiheit und Tarifverhandlungen, indem es auf jede Einmischung in die Wahl von Gewerkschaftsvertretern oder in die Entscheidung der Beschäftigten zum Beitritt zu einer Gewerkschaft oder einer anderen Form der Arbeitnehmervertretung verzichtet und gewährleistet, dass die Beschäftigten, die von solchen Rechten Gebrauch machen, in keiner Form diskriminiert werden.
4.8.3 Das Unternehmen verbietet kategorisch die Gewährung direkter oder indirekter Vorteile für politische Parteien, Bewegungen, Ausschüsse, Gewerkschaftsorganisationen oder deren Vertreter und Kandidaten, wenn solche Vorteile als Versuch gewertet werden könnten, diese zu beeinflussen oder zu begünstigen.
4.9 Medien
4.9.1 Die Kontakte zur Presse und im Allgemeinen zu den Medien werden ausschließlich von den Funktionsträgern wahrgenommen, die aufgrund interner Regelungen eingesetzt wurden und entsprechend befugt sind. Alle das Unternehmen betreffenden Informationen sind wahrheitsgemäß zu übermitteln und müssen geltenden Gesetzen und Bestimmungen entsprechen.
4.9.2 Beschäftigte, die an öffentlichen Versammlungen oder Veranstaltungen teilnehmen, dürfen dies ausschließlich als Privatpersonen tun und dürfen ohne vorherige schriftliche Genehmigung weder den Namen noch das Markenzeichen des Unternehmens verwenden.
4.9.3 Deshalb müssen die Empfänger besonders darauf achten, dass sie in der Kommunikation, Werbung und bei Veranstaltungen, an denen sie im Namen von Subaru teilnehmen, eine inklusive und nichtdiskriminierende Sprache verwenden.
4.10 Wettbewerber
4.10.1 In Bezug auf Wettbewerber vermeidet Subaru negative Kommentare und Wertungen, sondern setzt vielmehr auf fairen Vergleich anhand von Qualität und Transparenz der angebotenen Produkte und Dienstleistungen. Subaru lehnt jedwedes Verhalten ab, das nach nationalem oder EU-Recht als unlauterer Wettbewerb ausgelegt werden könnte, und verzichtet darauf, direkt, indirekt oder über Dritte – seien es natürliche oder juristische Personen – Maßnahmen zu ergreifen, die darauf abzielen, geltende Wettbewerbsregeln zu umgehen.
4.11 Spenden und Sponsoring
4.11.1 Sponsoring kann sich auf Themen in den Bereichen Soziales, Umwelt, Sport, Unterhaltung sowie Kunst beziehen. Bei der Auswahl der zu unterstützenden Projekte achtet Subaru sehr genau auf mögliche Interessenkonflikte von Personen oder Unternehmen.
4.11.2 Wo dies angemessen erscheint, kann das Unternehmen Initiativen öffentlicher Einrichtungen, die dem öffentlichen Nutzen oder dem Wohl der Allgemeinheit dienen, sowie die Aktivitäten von Stiftungen und Vereinen unterstützen, sofern diese Unterstützung den geltenden Bestimmungen und den Grundsätzen des vorliegenden Verhaltenskodexes entspricht.
4.12 Sicherheit am Arbeitsplatz
4.12.1 Subaru setzt sich für die Förderung und Verankerung einer Kultur der Sicherheit ein, indem es das Risikobewusstsein schärft und verantwortungsbewusstes Verhalten bei allen Empfängern fördert. Darüber hinaus setzt sich das Unternehmen für den Schutz von Gesundheit und Sicherheit seiner Beschäftigten ein.
4.12.2 Das Ziel von Subaru besteht darin, seine Humanressourcen zu schützen, indem es ständig die nötigen Synergien nicht nur innerhalb des Unternehmens sucht, sondern auch bei Lieferanten, anderen Unternehmen und Kunden, die an seiner Geschäftstätigkeit beteiligt sind. Dazu setzt das Unternehmen auf folgende technische und organisatorische Maßnahmen:
ein Risiko- und Sicherheitsmanagement-System;
eine kontinuierliche Analyse der Risiken und der kritischen Bedeutung der zu schützenden Prozesse und Humanressourcen;
die Kontrolle und Aktualisierung der Arbeitsmethoden;
Weiterbildungs- und Kommunikationsmaßnahmen;
die Beteiligung und Einbeziehung der Beschäftigten durch Formen der Repräsentation gemäß Gesetzesverordnung 81/08.
4.12.3 Jeder Empfänger hat bei der Ausübung seiner Tätigkeiten größte Vorsicht walten zu lassen und alle festgelegten Sicherheits- und Präventionsmaßnahmen streng einzuhalten, um mögliche Risiken für sich selbst, seine Teammitglieder und Kollegen zu vermeiden.
4.12.4 Die Verantwortung jedes Empfängers gegenüber seinen Teammitgliedern und Kollegen verlangt größte Vorsicht bei der Prävention von Unfallrisiken.
4.12.5 Jeder Empfänger hat die Anweisungen und Vorgaben der Person zu befolgen, die das Unternehmen mit der Erfüllung der Sicherheitsverpflichtungen beauftragt hat.
4.13 Nutzung von IT-Systemen
4.13.1 Subaru verbietet den Empfängern ausdrücklich, den Betrieb von Computer- oder Telematik-Systemen in irgendeiner Weise zu verändern oder unbefugte Eingriffe jedweder Art an Daten, Informationen oder Programmen vorzunehmen, die in einem der oben genannten Systeme integriert sind.
4.13.2 Insbesondere sind Empfänger bei der Nutzung von IT- oder Telematik-Systemen zu korrektem und transparentem Verhalten verpflichtet und haben Folgendes zu unterlassen:
Aktivitäten, die zu einer Änderung, Löschung oder betrügerischen Erstellung von Computerdokumenten führen, die Beweiskraft haben könnten;
Aktivitäten, die Schäden oder Unterbrechungen in Bezug auf Informationen, Daten und Programme verursachen könnten;
Aktivitäten, die das missbräuchliche Abfangen, Behindern oder Unterbrechen von Computer- oder Telematik-Datenübertragungen ermöglichen könnten.
4.13.3 Darüber hinaus, dürfen Empfänger Folgendes nicht:
Ausrüstung, Geräte oder Computerprogramme installieren, die dazu vorgesehen sind, Schäden an Computer- und Telematik-Systemen zu verursachen oder Unterbrechungen und Schäden in Bezug auf Informationen, Daten und Programme herbeizuführen;
Ausrüstung zu installieren, die zum Abfangen, Verhindern und Unterbrechen von Computer- und Telematik-Datenübertragungen vorgesehen sind;
das unrechtmäßige Abfangen, Verhindern und Unterbrechen von Computer- und Telematik-Datenübertragungen;
den unbefugten Zugang zu Computer- bzw. Telematik-Netzwerken und -Systemen, um Daten, Dokumente und Informationen zu entwenden, zu ändern oder zu löschen;
Zugriff auf Websites, die für die Erfüllung der zugewiesenen Aufgaben nicht relevant sind, die Teilnahme aus nicht beruflichen Gründen an Foren, die Nutzung von Chatlines/elektronischen Schwarzen Brettern sowie die Eintragung in Gästebücher, auch unter Verwendung von Pseudonymen (oder Spitznamen);
die Offenlegung des eigenen Passworts und Zugangscodes;
die Herstellung nicht autorisierter Kopien von lizenzierten Programmen für die persönliche oder geschäftliche Nutzung bzw. für die Nutzung durch Dritte.
4.14 Management und Schutz des Urherberrechts
4.14.1 Subaru verbietet Empfängern strengstens, in irgendeiner Form oder zu irgendeinem Zweck – einschließlich der persönlichen Nutzung – Werke geistigen Eigentums oder Materialien zu verwenden, die durch Urheberrechte, verwandte Schutzrechte oder geistige und gewerbliche Schutzrechte (wie Marken, Designs, Modelle, Patente, Gebrauchsmuster, Geschäftsgeheimnisse, Bildrechte oder Namensrechte) geschützt sind, ohne die vorherige Zustimmung der Rechteinhaber oder derjenigen, die gesetzlich zur Genehmigung einer solchen Nutzung berechtigt sind. Die Empfänger haben die erforderliche Zustimmung für die Verwendung von Werken und Materialien einzuholen, die geschützt sind oder als vertraulich gelten oder Eigentum des Unternehmens sind.
5. AUFSICHTSRAT UND VERHALTENSKODEX
5.1 Im Sinne einer umfassenden Einhaltung und Auslegung des Verhaltenskodexes können sich die Empfänger an ihre direkten Vorgesetzten oder – unter Namensnennung – an den Aufsichtsrat wenden.
5.2 Der Aufsichtsrat ist für Folgendes verantwortlich:
• Management, Studium und Überprüfung des Inhalts des Verhaltenskodexes, um das Führungsgremium auf die Notwendigkeit von Anpassungen an sich ändernde Gesetze hinzuweisen;
• Praktische Unterstützung bei Auslegung und Umsetzung des Verhaltenskodexes – das Instrument, das dauerhaft den Bezugsrahmen für angemessenes Verhalten bei der Ausführung der Aufgaben des Einzelnen bildet;
• Überwachung der Einhaltung des Verhaltenskodexes;
• Erstellung eines Jahresberichts für den Präsidenten, der der Geschäftsleitung berichtet, unter anderem auch über den Stand der Umsetzung des Verhaltenskodexes.
5.3 Die Aufsichtsstelle ist berechtigt, Anfragen zur Klärung oder Beschwerden im Zusammenhang mit dem vorliegenden Kodex entgegenzunehmen. Dabei wird gewährleistet, dass der Empfänger aufgrund von Klarstellungsersuchen keine Vergeltungsmaßnahmen oder negative Konsequenzen befürchten muss.
5.4 Im Einklang mit geltendem Recht sind sämtliche auf diesem Weg erhaltenen Informationen streng vertraulich zu behandeln.
6. MELDUNG VON VERSTÖSSEN - WHISTLEBLOWING
6.1 Um die Wirksamkeit des Kodexes zu gewährleisten, hat das Unternehmen das Whistleblowing-Verfahren eingeführt, auf das verwiesen wird und das die allgemeinen Grundsätze enthält, die insbesondere abzielen auf den Schutz von hinweisgebenden Personen (wie im Whistleblowing-Verfahren definiert), auf die Verfahrensweisen zum Umgang mit einer Meldung, auf die Schutzmaßnahmen und das Disziplinarsystem.
6.2 In diesem Zusammenhang hat das Unternehmen für alle Personen, die Kenntnis von Verstößen oder potenziellen Verstößen gegen den vorliegenden Verhaltenskodex erlangen, interne Meldewege eingerichtet.
6.3 Interne Meldungen können insbesondere wie folgt erfolgen:
IT-Plattform | Zugänglich über die Website des Unternehmens unter folgendem Link: https://subaru-it.grantthornton-whistle.com |
Direktes Treffen | Durch Ersuchen um ein persönliches Treffen mit dem Verantwortlichen für Whistleblowing, das über die Plattform oder auf andere Weise übermittelt wird, die Erhalt und Vertraulichkeit gewährleistet. Das Ersuchen muss den Betreff „Ersuchen um persönliches Treffen mit dem Verantwortlichen für Whistleblowing“ enthalten, ohne auf konkrete Gründe oder andere Hinweise hinsichtlich des Gegenstands der Meldung Bezug zu nehmen. Das Treffen hat innerhalb einer angemessenen Frist zu erfolgen. |
6.4 Das Verbot von Vergeltungsmaßnahmen ist in Artikel 17 der Gesetzesverordnung 24/2023 enthalten, der hiermit vollständig in den vorliegenden Artikel aufgenommen ist.1 Jede Handlung, die gegen dieses Verbot verstößt, ist nichtig.
6.5 Interne Meldungen oder Vorkommnisse sexueller Belästigung (Artikel 4.2.9) können übermittelt werden durch Zugang zur IT-Plattform unter folgendem Link: https://subaru-it.grantthornton-whistle.com. Das Unternehmen sichert zu, dass Beschäftigte gegenüber jeder Form der Vergeltung für die Meldung von Vorkommnissen sexueller Belästigung geschützt werden.
7. UMSETZUNG DER BESTIMMUNGEN
7.1 Die Nichteinhaltung und/oder bestätigte Verletzung der Regeln des Verhaltenskodexes hat zur Folge, dass eine im Abschnitt Subaru Organisationsmodell aufgeführte Sanktionsmaßnahme verhängt wird. 3 – Disziplinarsystem.
7.2 Der Kodex wird durch Beschluss der Geschäftsleitung von Subaru verabschiedet und tritt sofort in Kraft. Weder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch Führungskräfte haben die Befugnis, hinsichtlich der im vorliegenden Verhaltenskodex enthaltenen Regeln Ausnahmen zu genehmigen.
7.3 Der Kodex ersetzt keine aktuellen und künftigen Unternehmens-Verfahren, die in dem Umfang wirksam bleiben, in dem sie dem Kodex nicht widersprechen.
7.4 Unter keinen Umständen rechtfertigt die Überzeugung, im Interesse von Subaru zu handeln, Verhaltensweisen, die den oben genannten Grundsätzen widersprechen.
Der Text wurde am 28. Juli 2025 von der Geschäftsleitung von Subaru Italia S.p.A. genehmigt.